Training Awareness ISO
Selama proses implementasi, Training Awareness ISO dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan Standar ISO yaitu untuk memastikan tujuan dan manfaat Standar ISO dapat diketahui semua orang. Selain itu, bahwa semakin dekat mengikuti standar ISO, semakin bertambah cepat dan kuat hasilnya bagi organisasi dan stafnya. Maka semua staf harus dilatih tentang topik Awareness ISO berikut:
- Apa itu sistem ISO?
- Bagaimana pengaruhnya terhadap praktik yang ada?
- Apa praktik baru yang akan diperkenalkan?
- Siapa yang bertanggung jawab atas apa?
- Mengapa ini diperkenalkan?
Tingkat tanggung jawab yang berbeda akan membutuhkan tingkat pelatihan yang berbeda pula. Jika pelatihan ditujukan untuk kontrol utama Standar ISO maka yang akan dibutuhkan adalah sbb:
- Direktur / Manajer Senior
- Manajer Mutu atau disiplin lain yang relevan bergantung pada Standar ISO yang diterapkan (jika peran tersebut ada)
- Staf entri data
- Auditor Internal
- Peserta Tinjauan Manajemen
Orang-orang tersebut diatas adalah tim ISO sehingga penting bagi mereka untuk dilatih untuk melakukannya. Di luar pelatihan latar belakang ini ada beberapa area spesifik yang akan memerlukan penekanan tambahan
Training Audit Internal ISO
Tujuan Audit Internal ISO sejauh ini adalah untuk memastikan bahwa ada kontrol internal pada apakah staf melakukan proses seperti apa yang dijelaskan dalam Standar ISO. Namun harus jelas bahwa hanya karena seseorang tidak melakukan apa yang dikatakan sistem, tidak berarti mereka salah. Mungkin anggota staf telah menemukan cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu, dalam hal ini hasil temuan audit harus mengubah sistem agar sesuai dengan apa yang anggota staf lakukan.
Poin kunci tentang audit internal adalah kesempatan untuk menangkap orang melakukan hal yang benar, dan dengan demikian memberikan struktur penghargaan yang sangat baik. Audit Internal ISO adalah salah satu area fokus yang mendorong umpan balik. Umpan balik ini dipertimbangkan selama Tinjauan Manajemen yang kemudian mengkonsolidasikan temuan dalam pendekatan dan sistem yang diubah, atau ke dalam tujuan dan sasaran baru. Hal ini akan mendorong kemajuan organisasi sehingga setiap tahun lebih baik dari yang sebelumnya.
Audit Internal ISO yang dilakukan oleh Konsultan ISO melibatkan beberapa pengajaran tentang apa itu audit, mengapa audit dilaksanakan dan bagaimana proses pelaksanaannya. Anggota staf yang melakukan audit sendiri dapat mengurangi beban audit, namun harus di bawah pengawasan Konsultan ISO. Ada dua poin pembelajaran di sini, yang pertama untuk mengetahui dan memahami apa yang melibatkan dan menghasilkan audit. Poin kedua adalah membantu menghasilkan pemikiran yang benar di balik pertanyaan dalam audit. Banyak orang menggunakan daftar periksa untuk memastikan Ruang Lingkup disusun dengan benar, hal ini menjadi tidak fleksibel dan cenderung mengarah pada pola pikir yang kurang luas, juga tidak cocok dengan apa yang terlihat dengan apa yang harus dilihat jika tidak ada dalam daftar periksa. Jadi intinya adalah bagaimana berpikir sebagai auditor untuk menggali area-area perbedaan vital yang ada dalam setiap situasi.
Training khusus terkait dengan Tinjauan Manajemen
Pelatihan ini dilakukan setidaknya setiap tahun dan merupakan kesempatan untuk menyatukan tim untuk melihat bagaimana organisasi digambarkan menjalankan dan mencocokkan visi tersebut dengan umpan balik dari laporan Audit Internal, dari Pelanggan umpan balik dan dari umpan balik Staf. Atas ini, tim Tinjauan Manajemen harus melapisi tujuan organisasi untuk periode yang akan datang yaitu bagaimana organisasi dimaksudkan untuk dijalankan di masa depan untuk menghasilkan versi baru dari sistem.
Meskipun bukan tugas yang mudah, akan tetapi Anggota Dewan menyadari bahwa ini adalah cara untuk memastikan tujuan yang telah mereka tetapkan akan terpenuhi karena sistem menggambarkan apa yang diperlukan untuk membuat perubahan itu terjadi. Selain itu, ini adalah kesempatan bagi anggota staf untuk memberikan umpan balik dan untuk pekerjaan yang telah dilakukan serta untuk mengidentifikasi orang yang layak mendapatkan penghargaan.