Perbedaan Sistem Manajemen yang Terdokumentasi dengan Manual ISO

Pengertian Sistem Manajemen yang Terdokumentasi

Perusahaan yang ingin menerapkan Standar ISO atau telah memiliki Sertifikasi ISO yang melibatkan pengembangan dan penggunaan Sistem Manajemen harus menjadi bagian dari Standar ISO tersebut, menghasilkan dan memelihara serangkaian dokumen yang menggambarkan dan mendukung operasi proses yang dikenal sebagai Sistem Manajemen yang Terdokumentasi.

Tuntutan Standar ISO

Standar ISO sering merujuk pada informasi yang terdokumentasi dan merujuk pada dokumen apa pun yang menggambarkan proses Organisasi, akan tetapi tidak mendefinisikan jenis proses atau struktur dokumentasi tertentu, dan karena itu dokumen itu sendiri dapat disimpan di lokasi yang terpisah. Sistem seperti itu dapat diindeks dan diformat dengan cara yang sama untuk kenyamanan dan kemudahan penggunaan, namun hal ini tidak selalu terjadi dan bukan persyaratan untuk sertifikasi. Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) memang menyediakan panduan untuk informasi yang terdokumentasi untuk ISO 9001 : 2015, yang menetapkan apa yang perlu didokumentasikan untuk Standar ini, akan tetapi tidak menyebutkan format spesifik yang harus diambil. Panduan ini juga tidak mencakup Standar ISO lain tetapi dapat dengan mudah diterapkan pada Standar ISO apa pun yang menggunakan struktur High Level Structure (HLS) seperti ISO 14001: 2015, ISO 27001: 2013, ISO 45001: 2018 dan ISO 50001: 2018.

Meskipun proses yang perlu didokumentasikan dapat berubah tergantung pada jenis industri, tujuan umumnya adalah untuk mempertahankan tingkat kinerja yang konsisten. Misalnya, jika menjelaskan bagaimana suatu proses harus dilakukan, proses itu harus selalu mengikuti format yang didokumentasikan. Dokumentasi juga memungkinkan untuk berbagi pengetahuan dan memberikan bukti bahwa Organisasi sesuai dengan Standar ISO dengan menunjukkan apa yang direncanakan dan apa yang dilakukan.

Manual ISO

Hingga saat ini, metode paling umum untuk mendokumentasikan Sistem Manajemen ISO adalah melalui Manual. Manual mencakup semua fitur yang diperlukan untuk informasi yang didokumentasikan, ditulis sebagai dokumen tunggal yang diformat secara konsisten dan mudah didistribusikan.

Manual mengikuti struktur yang ditetapkan, seringkali sejalan dengan struktur Standar ISO. Manual ini memfasilitasi penerapan berbagai Standar ISO dalam Manual yang sama, terutama jika Standar ISO yang diterapkan menggunakan struktur yang sama seperti aslinya. Manual terintegrasi ini juga membantu ketika memperkenalkan Standar ISO baru, karena staf sudah terbiasa dengan struktur dan apa yang diharapkan dari mereka.

Meskipun sekarang ada fokus pada penggunaan istilah sistem manajemen terdokumentasi, terminologi ini tidak menyiratkan bahwa Manual ISO tidak berfungsi.