Tidak dipungkiri lagi bahwasannya sistem manajemen mutu adalah fondasi penting bagi kesuksesan sebuah organisasi ataupun perusahaan, dalam memastikan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan sesuai dengan harapan pelanggan.
Ada banyak sekali metode yang dapat dilakukan untuk memastikan sistem ini berjalan, salah satu pendekatan yang paling diakui secara internasional dalam menerapkan manajemen mutu adalah melalui standar ISO 9001:2015.
ISO 9001:2015 adalah standar internasional untuk Quality Management System atau yang biasa disingkat dengan QMS yang dikeluarkan oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (International Organization for Standardization) atau ISO.
Standar ini memberikan panduan dan kerangka kerja yang terstruktur dalam standarisasi untuk memastikan bahwa organisasi dapat memenuhi kebutuhan pelanggan mereka secara konsisten dan secara terus-menerus meningkatkan kepuasan pelanggan.
Nah manfaat dari standar ini adalah menjaga kualitas dengan sistem operasional, produksi dan pelayanan yang telah di patenkan oleh perusahaan.
ISO membantu organisasi atau perusahaan dalam membuat kerangka, yang disebut sebagai klausul.
Klausul ini lah nantinya yang akan menjadi struktur sistem dari manajemen kualitas atau mutu di perusahaan, dengan menerapkan sistem kualitas yang baik perusahaan tidak perlu khawatir akan adanya pergantian personil, selama mutu tetap dijalankan sesuai sistem maka selamanya kualitas akan tetap terjaga.
Dan pada artikel kali ini kita akan membahas secara rinci tentang ISO 9001 ini, mulai dari definisi, klausul atau kriteria apa saja yang ada di dalamnya, tujuan hingga cara sertifikasi ISO 9001. Untuk itu tetap disini bersama Kami.
Bagian Pertama : Definisi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
Seperti yang sudah dijelaskan diawal bahwasannya sistem ini dibuat sebagai standar operasional kerja, baik itu di area lapangan, area produksi, distribusi, layanan dan segala aspek kerja yang ada di dalam perusahaan.
Penting bagi setiap organisasi bisnis dan non-profit menerapkan operasional kerja sesuai standar kepuasan pelanggan dan publik, dan lebih mudahnya kita dapat mengandalkan kerangka sistem yang telah dibuat, yakni Syarat Sertifikasi ISO 9001.
QMS dirancang untuk dapat diterapkan oleh berbagai jenis organisasi, baik yang berskala kecil maupun besar, di berbagai sektor industri.
Sertifikasi ISO 9001 menunjukkan kepada pelanggan, pihak berkepentingan, dan pasar bahwa suatu organisasi telah memenuhi persyaratan standar internasional dalam sistem manajemen mutu mereka.
Layaknya standar lain yang memiliki kriteria atau kualifikasinya, ISO 9001 juga memiliki klausul yang setiap 5 tahunnya diperbaharui.
Nah pada versi terbaru nya ini ada 10 klausul yang menjadi acuan organisasi, berikut adalah pembahasan detail tentang klausul ISO 9001:2015.
Klausul ISO 9001:2015
1. Scope (ruang lingkup)
Ruang lingkup mengacu pada batasan dan ruang operasional yang ditetapkan untuk penerapan sistem manajemen mutu (Quality Management System/QMS) dalam suatu organisasi.
Ruang lingkup ini mencakup aktivitas, produk, dan layanan yang diatur oleh sistem manajemen mutu tersebut.
Penetapan ruang lingkup yang jelas dan tepat adalah langkah penting dalam implementasi ISO 9001 karena akan memastikan bahwa semua aspek yang relevan dari operasi organisasi diatur oleh sistem manajemen mutu tersebut.
2. Acuan normatif
Dalam syarat sertifikasi ISO 9001, “acuan normatif” mengacu pada bagian-bagian dari standar tersebut yang memuat persyaratan yang harus dipatuhi oleh organisasi yang ingin mendapatkan atau mempertahankan sertifikasi ISO 9001.
Bagian-bagian ini mengandung ketentuan yang bersifat wajib dan mengikat, yang harus ditaati oleh organisasi agar sistem manajemen mutu mereka sesuai dengan standar ISO 9001.
3. Istilah dan definisi
Istilah dan definisi diberikan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang penggunaan istilah-istilah yang terkait dengan sistem manajemen mutu (QMS).
Istilah dan definisi ini penting karena membantu memastikan konsistensi dalam komunikasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam penerapan standar ISO 9001.
4. Konteks organisasi
Organisasi diharapkan untuk memahami konteks eksternal dan internal mereka, serta kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan, untuk membentuk lingkungan yang sesuai untuk sistem manajemen mutu.
Klausul pertama di QMS mengatakan bahwa organisasi harus menjadi yang pertama dalam menginisiasi adanya manajemen mutu, mulai dari pembentukan lingkungan kerja yang mendukung hingga perangkat-perangkat pendukungnya.
Dan memastikan bahwa setiap SOP (standar operasional prosedur) tidak tumpang tindih dengan peraturan yang lainnya, atau memiliki imparsiality atau kepentingan yang dapat menguntungkan beberapa pihak saja dan memberikan kerugian pada yang lain.
5. Kepemimpinan
Standar menekankan pentingnya kepemimpinan yang kuat dan komitmen manajemen terhadap sistem manajemen mutu, serta memastikan bahwa tujuan organisasi sesuai dengan kebijakan mutu.
ISO 9001 baru bisa berjalan apabila organisasi melalui manajemen atau pemimpin turun langsung dan menjadi penngawas dalam penerapan ini.
Tidak hanya itu, mereka yang berada di dalam posisi tertinggi organisasi juga harus tunduk dan patuh pada sistem manajemen mutu yang telah dibuat.
6. Perencanaan
Organisasi diharapkan untuk merencanakan tindakan untuk mencapai tujuan mutu mereka, termasuk perencanaan risiko dan peluang.
Planning atau perencanaan harus dibuat dengan baik, memperhatikan segala aspek risiko untuk penanggulangan dan pencegahan yang lebih baik.
Serta organisasi diharapkan memiliki langkah-langkah kongkrit untuk mencapai tujuan.
7. Dukungan
Klausul ini mencakup persyaratan terkait sumber daya, kompetensi, kesadaran, komunikasi, dan dukungan dokumentasi yang diperlukan untuk menjalankan sistem manajemen mutu yang efektif.
Untuk mendukung rencana perbaikan kualitas diperlukan dukungan pelatihan SDM untuk meningkatkan kompetensi, melakukan penyuluhan kesadaran, dan dokumentasi atau pencatatan yang akurat guna mendukung evaluasi dan perbaikan ke depannya.
8. Operasional
Organisasi diharapkan untuk merancang, mengoperasikan, dan mengendalikan proses-proses yang terkait dengan penyediaan produk dan layanan mereka, serta memonitor dan mengukur kinerja proses.
Untuk proses operasional yang sesuai dengan standar setiap manajemen diharapkan memiliki langkah kerja yang tertruktur, sehingga setiap pekerjaan dipastikan sesuai dengan alur.
9. Evaluasi kinerja
Evaluasi kinerja mengacu pada proses pengukuran dan analisis kinerja sistem manajemen mutu (Quality Management System/QMS) suatu organisasi.
Evaluasi kinerja adalah langkah penting dalam memastikan bahwa sistem manajemen mutu berfungsi sesuai dengan yang diharapkan dan terus-menerus ditingkatkan.
10. Perbaikan
Mengacu pada konsep terus-menerus meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem manajemen mutu (Quality Management System/QMS) suatu organisasi.
Perbaikan adalah salah satu prinsip utama dari ISO 9001 yang mendorong organisasi untuk terus-menerus mengevaluasi proses kerja.
Metode perbaikan bisa dilakukan dengan beberapa cara seperti:
- Tindakan korektif
- Tindakan pencegahan
- Peninjauan manajemen
- Peningkatan berkelanjutan
- Penerapan siklus PDCA (Plan, do, check, act)
Klausul ISO 9001:2015
Tujuan dari sistem manajemen mutu sendiri perusahaan atau Organisasi diharapkan untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan yang relevan, termasuk pelanggan, supplier, dan masyarakat.
Oleh karenannya penting bagi organisasi untuk berdiskusi dengan pihak eksternal yang merupakan rekanan, dan menanyakan apa harapan serta langkah kedepannya yang lebih baik bagi keberlangsungan bisnis.
Dengan mempertahankan kualitas dari produk dan layanan, proses untuk mencapai itu semua memang panjang namun dengan penerapan standar ini akan meningkatkan kepercayaan publik dan rekanan terhadap perusahaan Anda.
Baca Juga : Penjelasan klausul kepuasan pelanggan ISO 9001
Demikian adalah ulasan lengkap tentang syarat sertifikasi ISO 9001, kita bisa menerapkan sistem ini mulai dari menentukan ruang lingkup kerja, serta dimulai komitmennya dari jajaran manajemen. Karena tanpa dukungan dari pemangku tertinggi organisasi, sistem ini tidak akan berjalan dengan baik.