Pengertian Sistem Manajemen Mutu (SMM)?
Sistem Manajemen Mutu bertindak sebagai map untuk bagaimana suatu bisnis secara konsisten berencana untuk membuat produk-produk berkualitas, atau menyediakan layanan berkualitas, yang memenuhi pelanggan maupun persyaratan hukum / peraturan. Hal ini menempatkan beberapa kegiatan manajemen mutu yang mencakup seluruh siklus hidup suatu produk atau layanan:
- Perencanaan: memastikan semua pelanggan dan persyaratan hukum / peraturan dipenuhi.
- Kontrol Mutu: menerapkan proses untuk memastikan output yang konsisten dari produk atau layanan.
- Jaminan Mutu: mengkonfirmasi bahwa kualitasnya sesuai dengan harapan pelanggan.
- Peningkatan: meninjau output dan membuat perubahan pada proses untuk memastikan bahwa standar tinggi dipertahankan dan kebutuhan pelanggan terpenuhi.
Dalam SMM, dokumentasi sangat penting, menuliskan kebijakan dan melakukan mapping proses untuk setiap prosedur selama fase perencanaan, akan membuat lebih mudah untuk melatih staf dan mengetahui apa yang diharapkan selama fase kontrol mutu. Dokumentasi juga membantu Jaminan mutu dan upaya peningkatan karena memberikan tolok ukur untuk mengukur kualitas suatu produk atau layanan, dan memberikan bukti untuk tinjauan mutu.
Sistem Manajemen Mutu berbasis resiko mampu melihat bagaimana suatu bisnis dapat mengelola resiko yang akan mempengaruhi kualitas produk atau layanan, terlepas dari apakah resiko tersebut menghasilkan konsekuensi positif atau negatif. Selain kegagalan dalam kualitas produk layanan yang diberikan, resiko tersebut termasuk kegagalan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, memenuhi persyaratan hukum atau peraturan dan menjaga data pelanggan atau menjaga properti dengan aman. Meskipun kegagalan ini mungkin merupakan akibat dari tindakan mitra atau pemasok, SMM akan menempatkan rencana untuk mengelola kegagalan tersebut dan mengatasinya.
Pengertian ISO 9001?
ISO 9001 adalah standar internasional untuk manajemen mutu, yang menawarkan alur untuk bisnis yang tidak hanya ingin menjalankan sistem manajemen berdasarkan saran yang diakui secara internasional, tetapi juga ingin supaya kepatuhan terhadap standar ini diverifikasi. Dan dengan ulasan rutin, bukti kesesuaian yang terus-menerus dengan standar ini akan membantu suatu bisnis membuktikan keseriusannya, dan melakukan segala yang dapat dilakukan untuk menyediakan layanan yang konsisten dan berkualitas tinggi.
Standar ISO 9001 memberikan kerangka kerja untuk:
- Partisipasi dan konsultasi karyawan.
- Pemikiran berbasis resiko melalui penilaian, evaluasi dan penyelesaian resiko dan peluang organisasi.
- Pengaturan dan pencapaian sasaran mutu.
- Pengelolaan sumber daya termasuk staf dan bahan.
- Pelatihan dan kesadaran staf terkait dengan SMM.
- Manajemen komunikasi eksternal dan internal.
- Kontrol dokumen dan catatan yang efektif.
- Kontrol kegiatan operasional yang efektif.
- Manajemen perubahan dan pertimbangan dampaknya pada kualitas produk dan layanan.
- Pengelolaan proses pengadaan.
- Manajemen ke-siap-siaga-an darurat dan prosedur tanggapan.
- Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja mutu.
- Kinerja audit internal dan eksternal untuk mempertahankan sertifikasi
- Kinerja ulasan manajemen untuk memeriksa kinerja kualitas secara keseluruhan.
- Penggunaan proses dan tindakan yang mendorong peningkatan berkelanjutan.
Cara ISO 9001 menambah nilai pada Sistem Manajemen Mutu
Bisnis yang mempertimbangkan untuk menambahkan Sistem Manajemen Mutu yang ada dengan menerapkan Sistem Manajemen bersertifikat ISO 9001 dapat mendapatkan manfaat berikut:
- ISO 9001 adalah standar yang dapat disertifikasi, sehingga pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan dapat diyakinkan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang berkualitas sudah ada. Ditambah dengan ini adalah jaminan bahwa SMM terus dioperasikan sesuai dengan Standar melalui program audit tahunan.
- Terdapat fokus yang kuat pada kepemimpinan dan dukungan dari manajemen senior, mendorong budaya mutu di seluruh organisasi.
- Audit eksternal tahunan untuk mengkonfirmasi SMM masih sesuai dengan Standar ISO 9001 dapat mengurangi jumlah biaya.
- Bukan hanya pelanggan, SMM mendorong bisnis untuk mempertimbangkan kebutuhan dan harapan semua pemangku kepentingan.
- ISO 9001 menyinkronkan dengan sebagian besar standar ISO modern, memungkinkan integrasi yang lebih mudah dikarenakan High Level Structure (HLS).
- Bisnis akan dapat lebih mudah untuk memenangkan tender yang memerlukan sertifikasi ISO 9001.
- SMM mendorong penentuan peran dan tanggung jawab mutu, yang memungkinkan staf untuk tahu persis di mana mereka berada dan apa tanggung jawab mereka.
- Melalui proses untuk menemukan dan mengatasi ketidaksesuaian, SMM dibentuk untuk membantu mencegah masalah di masa depan yang serupa, memungkinkan bisnis untuk terus meningkatkan prosesnya dan menjadi lebih efisien.